Sales tax en Estados Unidos: la guía completa para tu LLC

Qué es el sales tax y en qué se diferencia del IVA

El sales tax es un impuesto al consumo que se cobra en el momento de la venta y lo paga el comprador final, no la empresa. Tu LLC actúa como intermediaria: recauda el impuesto del cliente y después lo remite al estado correspondiente.

A diferencia del IVA europeo, el sales tax se aplica una sola vez, en la venta al consumidor final, y no se acumula en cada etapa de la cadena de producción. Además, no existe un tipo único nacional. Cada estado fija su propia tasa estatal y, en muchos casos, los condados y ciudades añaden un tramo local encima. Por eso la tasa final puede cambiar según la dirección exacta del cliente, incluso dentro del mismo estado.

Conviene distinguir el sales tax de otras obligaciones que suelen confundirse con él: el impuesto federal sobre beneficios, el franchise tax de algunos estados, el annual report y los impuestos personales del propietario. Si necesitas situarlas primero en conjunto, revisa cómo se organizan los impuestos de una LLC en Estados Unidos. Más adelante en esta guía verás cómo se relaciona el sales tax con esas otras obligaciones, pero de entrada conviene tener claro que son figuras independientes.

Estados sin sales tax estatal

Cinco estados no aplican sales tax a nivel estatal: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregon. Dentro del sector se les conoce por el acrónimo NOMAD. Sin embargo, esa ausencia de impuesto estatal no elimina toda complejidad.

Formar tu LLC en uno de estos estados no te exime de cobrar sales tax en otros lugares. Lo que determina tu obligación es dónde vendes de verdad, no dónde está el domicilio legal de la empresa. Por eso, al comparar qué estado encaja mejor para formar la LLC, conviene separar esa decisión del análisis de sales tax. Si tienes actividad suficiente en otro estado, puede existir nexus allí aunque la LLC se haya constituido en un estado sin sales tax.

La ruta completa: de la venta a la declaración

Antes de entrar en el detalle de cada obligación, conviene ver el recorrido completo de una sola vez. Estos son los seis pasos por los que pasa cualquier venta sujeta a sales tax, desde que ocurre hasta que el impuesto llega al estado.

Nexus físico

El nexus físico es la forma más antigua de conexión entre un negocio y un estado. Aparece cuando tu empresa tiene presencia tangible allí, sin que importe cuánto vendas.

Amazon FBA merece una mención aparte porque es la causa más común de nexus físico inesperado. Amazon redistribuye tu inventario entre sus centros de distribución según su propia lógica logística, no según tus preferencias. Eso significa que puedes acumular nexus físico en muchos estados sin haber elegido enviar producto allí. Retomamos este punto con más detalle en la sección sobre Amazon, Shopify y marketplaces.

Nexus económico y el umbral después de Wayfair

El nexus económico nació en 2018, cuando el Tribunal Supremo resolvió el caso South Dakota contra Wayfair. Antes de esa sentencia, un estado solo podía exigir sales tax a negocios con presencia física dentro de sus fronteras. Después de Wayfair, un estado puede exigirlo también a vendedores remotos que superen un determinado volumen de actividad económica, aunque nunca hayan pisado ese territorio.

La ley de Dakota del Sur que dio origen al caso Wayfair utilizó inicialmente 100.000 dólares de ventas o 200 transacciones como referencia. Sin embargo, Dakota del Sur eliminó el criterio de 200 transacciones con efecto desde el 1 de julio de 2023: actualmente su umbral para vendedores remotos se basa en más de 100.000 dólares de ventas brutas en el año actual o anterior. Ese dato tampoco puede extrapolarse a los demás estados, porque cada uno fija su propio umbral y sus propias reglas de cómputo.

Además, no todos los estados cuentan las ventas de la misma manera. Algunos incluyen todas tus ventas brutas, incluidas las exentas; otros solo cuentan las ventas sujetas a impuesto. Por eso no es posible dar una cifra única válida para los cincuenta estados. Lo que sí puedes hacer es llevar un control de tus ventas por estado y revisar el umbral concreto de cada uno antes de decidir si te registras.

Qué vendes: productos, servicios, software y SaaS

El tipo de producto o servicio que vendes cambia por completo el análisis. Si todavía estás definiendo el modelo, puedes ver cómo encaja una LLC según el tipo de negocio. Un mismo negocio puede tener ventas gravadas y ventas exentas al mismo tiempo, según qué facture en cada caso.

Amazon, Shopify y otros marketplaces

Desde que la mayoría de estados aprobó leyes de marketplace facilitator, plataformas como Amazon quedaron obligadas a calcular, cobrar y remitir el sales tax en nombre de sus vendedores externos. Eso simplifica una parte del trabajo, pero no elimina todas tus obligaciones.

Muchos vendedores dan por hecho que, si Amazon cobra y remite el impuesto, ya no tienen ninguna obligación pendiente. Sin embargo, las reglas para el vendedor del marketplace no son iguales en todos los estados: algunos pueden exigir registro o declaraciones adicionales cuando existe nexus, mientras que otros dispensan de esas obligaciones a determinados vendedores que operan exclusivamente a través de un marketplace. Por eso el inventario FBA debe revisarse estado por estado y no con una regla única.

Si además vendes fuera del marketplace, por ejemplo desde tu propia tienda Shopify o en ferias, esas ventas directas no están cubiertas por la obligación de Amazon. Ahí la responsabilidad de calcular, cobrar y remitir el impuesto vuelve a recaer completamente en tu LLC.

Cómo registrarte antes de cobrar

El registro debe ocurrir siempre antes de empezar a cobrar el impuesto, nunca después. Cobrar sales tax sin permiso es, en la práctica, cobrar dinero que no tienes autorización legal para retener.

Registrarte en un estado antes de tener nexus real no suele ser buena idea. Un permiso abierto sin actividad obliga a presentar declaraciones periódicas igualmente, y eso añade trabajo administrativo sin ningún beneficio. Registrarte solo donde ya tienes obligación real es, en la práctica, la estrategia más simple de mantener.

Cómo calcular y cobrar el impuesto correcto

Una vez registrado, el siguiente reto es aplicar la tasa correcta en cada venta. La mayoría de estados son destination-based, es decir, la tasa depende de la dirección de entrega del cliente. Un grupo más reducido de estados usa un modelo origin-based, donde la tasa depende de tu propia ubicación como vendedor, y algunos combinan ambos criterios según el tipo de venta.

Además de la tasa estatal, muchos condados y ciudades añaden un tramo local. Por eso dos clientes en el mismo estado, pero en direcciones distintas, pueden pagar tasas diferentes. El envío y la manipulación también entran en juego: en algunos estados se suman a la base gravada, en otros quedan exentos si se facturan por separado.

Existen plataformas de automatización que calculan la tasa exacta según la dirección y el tipo de producto. Pueden ayudar bastante cuando vendes en varios estados a la vez, aunque ninguna sustituye por completo la responsabilidad de revisar tu propio caso, sobre todo al principio.

Declaraciones, ceros y cierre de permisos

Muchos vendedores nuevos no saben que, una vez registrados, la obligación de declarar continúa aunque no haya movimiento. Un permiso abierto sin declaraciones periódicas suele generar avisos o sanciones automáticas, incluso cuando no se debía impuesto alguno. Si dejas de operar en un estado, conviene cancelar el permiso de forma explícita en lugar de dejarlo simplemente inactivo, para evitar declaraciones pendientes que sigan acumulándose.

Certificados de reventa

Un certificado de reventa permite a un negocio comprar inventario sin pagar sales tax, porque el impuesto se cobrará después, cuando ese producto llegue al consumidor final. Sirve para evitar que el mismo impuesto se cobre dos veces en la misma cadena de venta.

Puedes usar un certificado de reventa cuando compras producto para revenderlo tal cual o como parte de otro artículo. No puedes usarlo para comprar algo que tu propia empresa vaya a consumir, como material de oficina o equipos de uso interno. Esa diferencia entre reventa y uso propio es la que más confunde a negocios nuevos.

Conserva cada certificado que recibas durante varios años después de la última venta cubierta por él, según el plazo que exija cada estado. Si eres tú quien compra para revender, necesitas tener primero tu propio permiso de sales tax antes de poder emitir un certificado válido a tus proveedores.

Si tu LLC pertenece a un no residente

Una LLC propiedad de una persona que vive fuera de Estados Unidos puede tener nexus exactamente igual que una LLC de un residente. La residencia fiscal del propietario no elimina la obligación de sales tax de la empresa, porque esta se mide sobre la actividad del negocio, no sobre dónde vive quien lo dirige.

Cobrar tus ventas en una cuenta bancaria estadounidense no genera nexus por sí solo. Lo que sí puede cambiar el resultado es tener inventario almacenado en el país, empleados o contratistas trabajando desde un estado concreto, o superar el umbral de ventas en algún lugar. Antes de resolver el EIN y la cuenta bancaria, conviene tener clara la estructura general de una LLC para no residentes, porque el sales tax es solo una pieza dentro de esa operativa completa.

Sales tax frente a otros impuestos de la LLC

El sales tax convive con otras obligaciones de tu LLC, pero conviene no mezclarlas porque cada una tiene su propia lógica, su propio calendario y su propio formulario.

Para una visión completa de cómo encajan todas estas piezas dentro de tu LLC, la guía sobre impuestos de una LLC para no residentes ordena el conjunto entero, mientras que esta página se centra exclusivamente en el sales tax.

Errores que generan multas o deudas

Si descubres sales tax pendiente antes de una auditoría o contacto sobre esa obligación, puede existir una vía de regularización mediante un voluntary disclosure agreement (VDA). Estos programas suelen limitar el periodo retroactivo y pueden reducir sanciones, pero la elegibilidad y las condiciones cambian según el estado o el programa utilizado. En el programa multistatal de la Multistate Tax Commission, por ejemplo, un contacto previo del estado sobre ese impuesto puede impedir acogerse al procedimiento.

Casos prácticos por perfil de negocio

Ningún caso sustituye una revisión de tu situación concreta, pero estos cinco perfiles muestran cómo cambia el análisis según el modelo de negocio.